Alldevice hooldusprogrammil on suur potentsiaal
Transpordiameti laevastiku osakond on Eestis arendatud tööülesannete- ja hooldusprogrammi Alldevice kasutanud veidi üle kümne kuu. Osakonna peaspetsialist ja laevastiku ohutusjuht Mairold Vaik on kindel, et tegemist on suure potentsiaaliga tarkvaraga, mille kasutamine oleks kõigile ettevõtetele ja asutustele lihtne viis ühe tarkvaraga oma hoolduse ning seadmete haldus kontrolli alla võtta ning lahendada selles osas ka ISO kvaliteedi juhtimissüsteemi poolt esitatavad väljakutsed.
„Laiskade elu teeb hooldusprogramm loomulikult esmalt kibedaks, kuid usinatele on suureks abiks,” nendib Vaik. „Programmis tuleb vastutavate isikute kaupa reljeefselt välja, kes tehtud töid igapäevaselt sisse kannab ja kes vormistab lihtsalt vormistamise pärast. Iga seadme või vahendi korduvad rikked tulevad samuti hästi esile ning parameetrite kõikumisi on nende andmete põhjal hea tagantjärele analüüsida. Iga tööülesande kohta sissekande tegija peab mõtlema ka selle inimese peale, kes tema kannet hiljem lugema peab või tema tööd kunagi jätkab. Ja igast sissekandest jääb maha konkreetne jälg – iga töö eest vastutava isiku sisselogimine on näha ja tööde nimekiri koos hea kalendrivaatega paneb prioriteedid paika ka rööprähklejatel.”
Alldevice tarkvara võiks tema sõnul saada Eestis enimkasutatavaks tööriistaks ettevõtete tegevuse juhtimisel. Samuti aitaks programm riigiasutuste esindajatel kontrollida partnerite hankelepingute riiklikke, rahvusvahelisi ja lepingus kirjeldatud nõuete ning kliendinõuete täitmist. „Hangete nõuetesse tuleks edaspidi panna hooldusprogrammi kasutamise tingimused, millest saab perioodiliselt vajalikke väljavõtteid osapoolte jaoks genereerida,“ on ta kindel. Ka näiteks palju segadust tekitanud riigi omanduses olevate ja operaatoritele rendile antud busside hoolduste perioodilist täitmist/dokumenteerimist saaks selle programmiga kontrollida.
Minecraft on hea õppimiskeskkond tulevastele ehitajatele, Alldevice aga juhtidele
Vaigu sõnul oli Alldevice programmi kasutuselevõtt tema jaoks sama põnev kui arvutimäng Minecraft noorele ehitushuvilisele. „Demoversioonis näed teiste ettevõtete näitel, kuidas saab programmi kõige otstarbekamalt kasutada. Minu jaoks oli sellega tutvumine nagu uus mänguasi lapse käes – uurisin, proovisin, testisin ja ka eksisin koos parandustega väga aktiivselt. Õppisin ja arenesin programmi kasutades ning suur pilt kogu osakonnas toimuvast on mulle varasemast palju arusaadavam.”
Meresõiduohutuse tagamiseks peavad Transpordiameti laevastiku osakonna 10 alust olema alati tehniliselt korras, et suuta aastaringselt täita laevadele püstitatud ülesandeid ja lepinguid. Hooldusprogrammi kasutamine aitab viia kõigi eri regulatsioonide, juhendite ja reeglite täitmise ühtsele platvormile ega luba töötajatel nõuete täitmisele loominguliselt läheneda. Vaik nendib, et otsis mitu aastat head ja taskukohast hooldusprogrammi. „Kommertslaevastikus on see tavaline asi, et laev ehitatakse ja hooldusprogramm antakse kohe kaasa koos laeva üleandmisega. Sellise programmi olemasolu nõuet ei ole aga riigi laevade ehitusega seotud riigihangetes sees ning hea ja süsteemne programm meie laevadel varem puudus.”
Sarnased Euroopa turul pakutavad välismaised programmid on väga kallid ning nii sai aastaid sisestatud seadmete hooldustega jm seotud informatsiooni Excelisse, aetud näpuga järge ja ka jänni jäetud. Mõisteti, et vaja on korralikku reaalajas kalendriga seotud programmi, mis pidevalt töötavate seadmete tunnipõhist hooldusgraafikut genereeriks. Varem oli igal vastutaval isikul oma logiraamat, graafik, isiklikud märkmed ja tegevused ning puudus suurt pilt ja ühine andmebaas.
Eelmisel aastal, kui laevastik oli veel Veeteede ameti osa, uuriti tarkvarade pakkujaid kohalikul turul, ning kolmest tarkvaraarendajast kaks tegid pakkumise vastava rakenduse programmeerimiseks. „Kolmanda pakkuja puhul selgus, et tal on selline programm juba olemas. Ja mis veel parem – see on eesti keeles kasutatav ning arendajad on selle välja töötanud ettevõtete praktilistest vajadustest lähtuvalt. Lisaks on tarkvara nii lihtsalt ning mugavalt üles ehitatud, et 15-20-minutilise esmakoolituse järel on iga töötaja võimeline seda kasutama hakkama,” kirjeldab Vaik.
Programm on loetav ka mobiilsest nutiseadmest
Vaigu jaoks oli oluline, et programmi on võimalik kasutada telefonis ehk tööde vormistamiseks pole arvutit vaja. Telefoniga saab lihtsalt lisada fotosid seadmest, rikkest või seadme sertifikaadist, lisaks saab käivitada funktsiooni, et programm telefonis tunneb seadme ära ja kuvab vastava info. Selle abil on võimalik ka tuvastada, et vastutav töötegija on nõuetele vastava ringkäigu reaalselt läbi teinud.
Programmi kasutama hakates nõuab administraatoritelt aega esialgne andmete sisestamine: seadmed koos kirjeldustega, hooldusvälbad, kontroll-lehed, väliste tööakende kirjeldused, osakondade struktuuride ehitamine, kasutajate profiilide sisestamine, ligipääsuvaldkondade vormistamine, NFC-kleebiste paigaldamine, ladude nimekirjade koostamine jpm. Transpordiameti laevades on tuhandeid seadmeid ning andmebaasi sisuga täitmine on nelja töötaja eestvedamisel tänaseks kestnud üle poole aasta ja kestab veel. Lisaks veel koolitamine ja erinevate kasutusvõimaluste tutvustamine. Kuid mingist hetkest, kui seadmete, tööde, nõuete ja intervallide kaardistamine on järje peal, pole tavakasutajal vaja enam programmi struktuuri süveneda.
Iga laevastiku osakonna töötaja teab hommikul programmi avades, millised nõuete järgi kehtestatud tööd teda täna ja lähipäevadel ees ootavad ning milliste perioodiliste tööde tegemise tähtaeg on saabunud. „Tarkvara on internetipõhine, nii et vastavalt kasutajate õigustele on info näha ükskõik millistest nutiseadmetest. Ka mina login iga päev programmi, et näha, kas töötajatel said kõik töökäsud vormistatud, sisuga täidetud ja vajalikud dokumendid lisatud. Kui varem oli meil segadusi hooldustööde tähtaegade jälgimisel, siis nüüd on kõik läbipaistvalt kõigil silme ees ning oleme kõik ühises inforuumis nii laevadel kui kaldal.”
Vaigu hinnangul sobib programm väga hästi laevastiku ekspluatatsiooni ja ka kogu asjaajamise tõhustamise tööriistaks, seda saab kasutada laevadel tekkivate dokumentide süsteemsel haldamisel ja arhiveerimisel ning asjaajamisel kaldapersonaliga ja tugiteenustega. „Meie jaoks on Alldevice sobivam tööriist kui näiteks muidu riigiametites kasutatav dokumendihaldussüsteem Delta. Samuti oleme kolleegidelt saanud tagasisidet, et Alldevice kasutamine on käepärasem kui maailma laevastikes levinud hooldusprogramm AMOS. Igaüks saab programmi kasutada enda vajadustest ja ideedest lähtuvalt ning see ergutab õppimist, muutuste algatamist kui ka loomingulisust.”
Renditasu on kuupõhine ega sõltu kasutajate arvust
Alldevice programmi renditasu on kuupõhine ja seda olenemata kasutajate ja seadmete arvust nagu tihti on näiteks personalihaldustarkvarade puhul. Tänu sellele pole tarkvarale minevad kulud nii suured, kuigi laevastiku osakonnas kasutab seda 90 inimest.
Vaik lisab, et väga mugav on, kui programmi toimimise ja värskendamise eest vastutab selle omanik. „Pole mõtet ise hakata midagi ehitama ega pea täiendavat IT-töötajat palgal hoidma, kui on ideaalset teenust võimalik sisse osta. Aina enam ettevõtteid ja riigiasutusi ostavadki erinevaid teenuseid sisse, et ise tegeleda oma põhitööga. Meil juurutatakse programmi esialgu vaid laevastiku osakonnas, kuid seda saaks edukalt kasutada kogu organisatsioon. Programmis on palju lisafunktsioone, mida saab teiste andmebaasidega siduda, näiteks laoseis, tellimused, varuosade nimekiri ja eelarve.”
Juurutamine toimus nii, et kvaliteedispetsialist ja mõned kaptenid käisid koolitusel ning koolitasid lõppkasutajaid ise edasi. „Eks alguses olid meie kasutajad veidi skeptilised, et uus asi ja... aga nüüd on mõistetud, et see on mugav, selge ja iga kasutaja jaoks tema emakeelega. Klienditugi on samuti väga hea, kiirelt vastatakse nii e-kirjadele kui ka telefonile. Samuti võetakse väga tänulikult vastu tagasiside ning ettepanekud, kuidas saaks programmi veel mugavamaks muuta. Otsingufiltrid on hästi üles ehitatud ja mitmekihilised, sealt saab teha igasuguseid väljavõtteid. Eriti meeldib mulle, et iga vormistatud töö kohta saab ühe nupuvajutusega tööde akti – programm genereerib selle ise, seda ei pea printima, e-kirjaga saatma ega käsitsi arhiveerima. Varasemalt kippusid aktid olema laiali kaustades, postkastides, laevas ja kontoris. Igal seadmel on nüüd oma päevik, kust on näha kogu ajalugu. Kuna laeva elueaks on 25-50 aastat, on hooldustega seotud ajaloo talletamine ja vajaliku info kiire leidmine väga oluline.”
Vaik nendib, et tema kui kutsega kvaliteedispetsialisti ja siseaudiitori töö muudab see programm mugavamaks, sest ta saab seda kasutada kvaliteedijuhtimisega seotud tegevustes, näiteks määrata ohtlike juhtumite lahendamist prioriteetseks ja otsustada, mis ajaks peavad mittevastavused saama lahendatud. „Kalendrivaade näitab ära, mis perioodidel tööülesannete tähtajad hakkavad kuhjuma. Kui juhtumeid kipub mingil perioodil paljuks minema, aitab see lahendusi ja analüüse hallata. Lisaks meeldib mulle programmi juures kontroll-lehtede koostamise ja muutmise lihtsus.”
Ideid, milleks programmi veel kasutada, Vaigul jätkub. Näiteks kasutab laevastiku osakond seda sadama väravast läbipääsu lubade vormistamisel – varem pidi tegema valvurile telefonikõne, millal mis numbriga auto tuleb, nüüd sisestatakse autonumbrid koos tähtajaga programmiaknasse ning valvuril on reaalajas info hetkega käes. Ta saab keskenduda oma tööle, mitte eri kohtades saadud infost nimekirja koostamisele.
Laevastiku ohutusjuht usub, et Alldevice potentsiaal on nii Eestis kui teistes riikides tohutu, kuid näeb ka võimalusi programmi veelgi paremaks muutmiseks. „Näiteks praegune olemasolev kasutusjuhend on suhteliselt napp, selle võiks kirjutada oluliselt põhjalikuma ning lisada videojuhendid. Samuti võiks programmi omanikud seda rohkem turundada. Olen sellest tarkvarast vaimustatud ka kuid hiljem ning kasutusvilumus on muutunud nii heaks, et võiksin ise selle koolitaja olla! Lihtne on rääkida sellest, millesse usud ja mille kasutajakogemus on nii positiivne.”